Lors de votre arrivée au Japon , il est conseillé de vous enregistrer auprès du service consulaire de l'ambassade de France (pour tous les séjour d'une durée de plus de 6 mois).
Pour cela, vous pouvez soit vous rendre au service consulaire de l'ambassade de France à Tokyo ou envoyer les documents par courrier au service consulaire dont vous dépendez.
1. Les circonscriptions consulaires de l'Ambassade de France au Japon
Il existe 2 circonscriptions consulaires pour les français au Japon :
La circonscription de Tokyo : si vous habitez les départements de Shizuoka, Nagano et Toyama, ou encore les départements situés à l’est et au nord, et l’île d’ Hokkaïdo. L'adresse est la suivante :
Ambassade de France au Japon - Section consulaire - Bureau A 4-11-44 Minami-Azabu, Minato-ku, Tokyo 106-8514Pour les Français résidant à Nagano, il existe une permanence à des dates pré-déterminées (date disponible sur le site de l'Ambassade de France). Ceci permet aux Français de Nagano d'effectuer les formalités telles que l' inscription au registre consulaire, la demande de carte nationale d’identité, le retrait de passeports et dépôt de dossiers divers (mariage,...) sans de déplacement. Pour toutes les autres formalités et en dehors des dates mises à disposition, il faudra vous adresser au service consulaire compétent, celui de Tokyo.
La circonscription de Kyoto : si votre résidence est dans la partie sud-ouest de l’île d’ Honshu (à partir des préfectures de Ishikawa, Gifu et Aichi), les îles de Shikoku et Kyushu et la préfecture d’Okinawa. L'adresse du consulat est :
Consulat Général de France à Kyoto
8, Izuminodo-cho Yoshida, Sakyo-ku, Kyoto 606-8301
2. Les documents pour s'enregistrer
Vous trouverez ci-dessous la liste des documents pour faire votre demande d'inscription. Pour Tokyo, vous pouvez vous rendre directement au service consulaire dont l'adresse est précisée dans la section précédente ou envoyez votre dossier complet par courrier. En revanche, pour Kyoto, la demande d'inscription se fait uniquement par voie postale.
La liste des documents nécessaires (tous doivent être au format A4) :
- Le formulaire d'inscription à remplir : il est disponible en PDF sur le site de lAmbassade de France
- 2 Photographies d’identité, sur fond blanc, neutre, tête nue, de face : une pour le formulaire et une pour le service consulaire
- Photocopies du passeport :
- la première page sur laquelle figure le numéro complet
- la page d’identité
- la page comportant le visa (si vous ne possédez pas encore de visa de long séjour, la photocopie d’un justificatif de domicile, un contrat de travail ou une attestation de l’employeur est nécessaire)
- Photocopie de la carte nationale d’identité recto-verso (si vous en possédez une ET/OU une copie intégrale d’acte de naissance)
- Si vous êtes marié ou avez des enfants, photocopie de votre livret de famille
- Si vous avez moins de 25 ans, photocopie de votre certificat d’appel de préparation à la défense
- Justificatif de résidence (uniquement en absence de visa de séjour) :
- Pour Tokyo : Si votre visa long séjour pour le Japon n’a pas encore été délivré : contrat de travail, attestation de l’employeur
- Pour Kyoto : Photocopie d’une facture récente à vos nom et adresse ou photocopie du jyuminhyo no utsushi (délivré par la mairie de votre quartier) + copie de votre carte de résident au Japon (recto-verso). Important : la photocopie de votre visa ou de votre vignette re-entry permit, ou autre, n’est pas une preuve suffisante de résidence. Seule votre carte de résident (Gaikokujin Caado) délivrée par la Mairie de votre lieu de résidence en fait foi
- Si la demande est effectuée par courrier pour Tokyo : une enveloppe affranchie, libellée à votre nom et adresse.
Pour Kyoto : une enveloppe timbrée (120 yens), libellée à vos nom et adresse, d’une largeur A4 (éviter le format japonais)
Une fois votre demande d'inscription est acceptée, votre carte consulaire vous sera soit remise en main propre au Consulat, soit renvoyée par la poste en fonction de votre demande (sur place ou par correspondance).
Il est important de noter que s’inscrire au Registre des Français établis hors de France permet d’être recensé(e) par les services consulaires en situation de crise, dans le cadre du plan de sécurité de l’Ambassade, qui organise un îlotage de la circonscription. Ce plan de sécurité ne peut être mis en place que dans la mesure où les responsables de l’îlot où vous résidez ont connaissance de vos coordonnées personnelles.
2. La carte consulaire
La carte consulaire n’est délivrée qu’aux personnes majeures. les enfants mineurs sont inscrits à la demande du titulaire de l’autorité parentale. Ceux-ci ne reçoivent pas de carte consulaire. A leur majorité (18 ans), ils sont détachés de la fiche famille et obtiennent une inscription individuelle.
- Validité : elle va de 6 mois à 5 ans maximum. Sa durée est déterminée fonction des déclarations faites sur le formulaire de demande et de la validité du titre de séjour japonais.
- Renouvellement : deux mois avant la date de fin de validité de votre inscription, vous recevrez à l’adresse qui est connue du consulat, une lettre précisant les formalités de renouvellement. L’inscription sera annulée dans les 6 mois qui suivent la date d’expédition de ce courrier si vous n’avez pas sollicité son renouvellement.
- Accès à MonConsulat.fr : avec la carte consulaire, vous obtiendrez un Numéro d'Identification Consulaire (NUMIC) qui vous permet d'ouvrir un compte sur MonConsulat.fr, le portail de télé-procédures consulaires permettant à chacun un accès facile et sécurisé pour gérer son dossier consulaire personnel. C'est-à-dire que vous pourrez consulter et modifier directement vos renseignements personnelles qui ont été enregistrés dans le Registre du Consulat
Voilà vous avez toutes les cartes en main pour effectuer les démarches concernant l'inscription au Registre des Français établis hors de France du Consulat.
